Как я помогла заменить Excel-отчёт автоматизированным отчётом из трёх источников

От большого Excel к ежедневной отчётности

Для управленческих задач внутри компании использовался большой многостраничный Excel-отчёт. Его подготовка требовала ручной работы, а необходимые показатели находились в трёх разных системах. Задача состояла в том, чтобы сохранить смысл привычного отчёта и получать его данные в одном внутреннем сервисе на регулярной основе.

Из-за разделения контуров и требований к данным решение нельзя было просто перенести во внешний облачный BI. Новый управленческий отчёт работает во внутренней системе компании и ежедневно объединяет данные из трёх источников. Один из них — 1С: необходимые данные я выгружала с помощью инструмента извлечения и передавала в эту систему. Два других источника — CRM. В проекте я работала вместе с разработчиком: он отвечал за backend и пользовательский интерфейс, а моя основная зона ответственности — бизнес-логика, требования и проверка результата.

Разобрать отчёт прежде, чем автоматизировать

Большой Excel уже содержит методику, но она часто распределена между листами, формулами и привычками сотрудников. Я декомпозировала отчёт на разделы и показатели, выясняла, что именно означает каждая цифра и откуда должны приходить её составляющие. Для каждого показателя нужно было определить источник, период, фильтры и правило расчёта. Такой разбор превращает пожелание «сделать как в Excel» в требования, которые можно реализовать и проверить.

Особое внимание требуется там, где данные из разных систем должны встретиться в одном отчёте. Важно согласовать уровень детализации и не сложить разные сущности как будто это одно и то же. Я формировала требования к итоговому представлению и презентовала предложенное решение руководству. В публичной версии не раскрываю названия внутренних источников, структуру выгрузок и конкретные рабочие показатели.

Проверить не только интерфейс

После реализации я участвовала в приёмке. Сравнивала показатели нового отчёта с историческими Excel-отчётами, находила расхождения и помогала определить, на каком этапе они возникли: в исходных данных, правилах отбора, расчёте или отображении. Это отличает аналитическую проверку от простого просмотра страницы: корректный интерфейс ещё не означает корректные цифры.

В такой работе аналитик связывает язык бизнеса с реализацией разработчика. Нужно объяснить, что должен означать показатель, на какой набор данных он опирается, а затем доказать на контрольных примерах, что новая система воспроизводит согласованную логику. Для меня этот проект оказался работой на стыке BI, системного анализа и приёмочного тестирования.

Результат

Вместо ручной подготовки большого файла был реализован автоматизированный внутренний отчёт с ежедневным сбором и агрегированием информации из трёх источников. Мой вклад — декомпозиция исходного отчёта, постановка аналитических требований, согласование решения и проверка показателей после реализации. Количественную экономию времени и другие эффекты добавлю только после подтверждения.

Для ревью перед публикацией

• Уточнить, какие управленческие вопросы решает итоговый отчёт и кто им пользуется.
• Выбрать один показатель, который можно безопасно разобрать в статье без внутренних формул.
• Подтвердить статус проекта и измеримые результаты, если их можно раскрывать.